高級秘書、助理和行政人員技能提高訓(xùn)練營（敦平）

【前言】
隨您是秘書、助理、行政管理者，是領(lǐng)導(dǎo)“身邊”的人，您是否對以下問題感到困惑：
1、同樣的工作機遇，同樣的發(fā)展平臺，為什么有的人能在很短的時間里平步青云，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，成為企業(yè)不輕易被取代的人，而有的人付出不少，卻不能被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可？
2、想成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，卻不知道如何才能做得優(yōu)秀？
3、看著領(lǐng)導(dǎo)每日的繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知從何下手？
4、面對領(lǐng)導(dǎo)，不知道自己在領(lǐng)導(dǎo)心目中的價值是多少？
5、領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，努力去做了，但為什么結(jié)果與領(lǐng)導(dǎo)的要求差距甚遠(yuǎn)，領(lǐng)導(dǎo)不滿意呢？
6、工作中總是被動，想主動卻缺乏清晰的努力方向？對后勤工作缺乏基本的理論支持？
7、輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作，很多時候不知道如何去行使權(quán)利；碰到“難纏”的下屬，不知道如何奠定自己的“領(lǐng)導(dǎo)”地位？領(lǐng)導(dǎo)催辦的工作，對方總是拖延，自己卻無力解決？
8、與領(lǐng)導(dǎo)工作中積累的各種社會資源，卻不知道如何去利用？如何把握和領(lǐng)導(dǎo)的距離，心中沒底？
9、對公司的“潛”規(guī)則，不知該如何應(yīng)對？
10、如何服務(wù)好多頭領(lǐng)導(dǎo)？
11、對領(lǐng)導(dǎo)交辦臨時工作，卻不知如何把握其權(quán)重？
12、禮儀看似微不足道，如何認(rèn)知其重要性？
13、在所從事的工作中總是被動行事，如何才能主動掌握工作節(jié)奏？
14、想努力提升工作的效率，但卻不知從何處下手？
15、如何能在崗位上保持良好的工作狀態(tài)？
16、如何提升自身的崗位能量及能力能量？
17、不明確自己未來職業(yè)發(fā)展方向是什么？
18、……
    諸如以上的問題，都是每個秘書、助理/行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)，工作能力，成為行政管理者亟待解決的問題。
如何全方位打造五星級秘書、助理/ 行政人員，從優(yōu)秀到卓越，通過學(xué)習(xí)我們能找到結(jié)果。

【課程背景】
    在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競爭日益激烈的今天，企業(yè)對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統(tǒng)的專業(yè)知識和技能的訓(xùn)練，僅憑自我認(rèn)知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的。很多時候想為領(lǐng)導(dǎo)做得更多，卻總是因不懂領(lǐng)導(dǎo)被動地顧此失彼完成一些事務(wù)性的工作，很難“想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急”，成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的得力助手；經(jīng)常聽到公司領(lǐng)導(dǎo)對下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓(xùn)課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理工作的認(rèn)知水平，快速掌握提升行政管理工的各項能力的方法和技巧；

【課程收益】
    新形勢下需要五星級的行政管理者，具備“調(diào)頻”能力，本課程將教您如何掌握“調(diào)頻”技巧，學(xué)習(xí)快速“懂”領(lǐng)導(dǎo)的方法，具備快速調(diào)整與領(lǐng)導(dǎo)一個“頻道”上進行溝通的能力，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的得力干將。
  明確各級行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向；
  崗位認(rèn)知，職責(zé)明確；
  明確行政管理工作必須掌握的專業(yè)知識；
  學(xué)會奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)“地位；
  運用流程化管理技能提升行政管理工作水平 ；
  有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率；
  規(guī)范文檔管理為企業(yè)運營發(fā)揮重要作用；
  提升的企業(yè)公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力；
  學(xué)習(xí)掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧；
了解作為一個專業(yè)化的前臺行政人員所需具備的職業(yè)形象與商務(wù)接待的內(nèi)涵；
掌握溝通的基本步驟，學(xué)習(xí)溝通的基本方法，了解溝通的基本原則，以其提高人際溝通技巧。
學(xué)習(xí)如何從優(yōu)秀到卓越的方法，成為五星級秘書/助理的的能力及方法

【課程綱要】
第一部分  職業(yè)素養(yǎng)篇
一、行政人員（秘書/助理）的職業(yè)特性與素質(zhì)要求
1、準(zhǔn)確自我定位
初級：事務(wù)性文員
中級：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理
高級：獨立管理＋事務(wù)處理
視頻：為什么不提拔我？
現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說什么更重要”

2、優(yōu)秀人員的勝任素質(zhì)
如何提升秘書/助理/前臺人員的素質(zhì)
優(yōu)秀與一般的差異修煉良好心態(tài)
案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
第一種人認(rèn)為：初級秘書、文員不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；
第二種人認(rèn)為吃年輕飯，混日子；
第三種人是有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

如何理解五星級的秘書/助理從優(yōu)秀到卓越
案例：老板眼中的五星級秘書/助理

二、職業(yè)生涯規(guī)劃
1、什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？

2、為何要進行個人職業(yè)生涯規(guī)劃？
分析自我，確立人生的方向
準(zhǔn)確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個人優(yōu)勢
看到秘書/助理/前臺人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進的動力
小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙贏

3、職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟
掌握SWOT分析工具進行自我分析
運用“5W提問”法進行自我分析
What I am? 我是什么樣的人？
What I want? 我想要什么？
What I can do? 我能做什么？
What fit I most? 什么是最適合我？
What I can choose？我能夠選擇什么？
走進實戰(zhàn)：“我的命運我把握，我的前途我做主。”
運用SWOT分析工具認(rèn)識自我

你知道您是什么性格的人嗎？你不能在困惑了，結(jié)束一直“茫、盲、忙”的狀態(tài)
建議尋找通過20%的努力就能到達80%的效果的領(lǐng)域發(fā)展
視頻：同樣的事情為什么我就做不好？

三、秘書/助理職場禮儀規(guī)范
1、塑造良好的個人職場形象
職業(yè)形象六要素
“拒絕”著裝敗筆著裝誤區(qū)
恰當(dāng)?shù)闹w語言 讓自己成為一個有素養(yǎng)的人
案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？

2、基本職場禮儀
辦公室禮儀

待禮儀形體儀態(tài)的訓(xùn)練
站姿—體態(tài)美的起點  
坐姿—高雅儀態(tài)的展示
走姿—動態(tài)美的展示 
表情—內(nèi)心世界的窗口：目光、笑容

接待禮儀
有約接待  
無約接待
電話禮儀與應(yīng)對技巧
現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信

四、辦公場所5S管理
5S的概念
推行5S的重要性
如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
現(xiàn)場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧

職業(yè)形象塑造，不是您個人的事，常聽到這樣的話，看到您就看到了您領(lǐng)導(dǎo)的品味。責(zé)任重大
從改變自己開始吧！
案例：為什么有需求，見了你后需求就沒有了

第二部分  工作技能篇

一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧
時間管理的誤區(qū)
時間管理的原則
目標(biāo)管理與80/20法則
緩急輕重的優(yōu)先管理
個人時間與領(lǐng)導(dǎo)工作時間計劃與安排

現(xiàn)場演示：整理你平時工作中1天的時間，臨時工作所在你一天工作中的比例多數(shù)？
盤點你的工作效率。

練習(xí)2：整理一個秘書的工作日程
時間管理小竅門
辦公室事務(wù)處理技巧
上級的時間管理與安排
自我情緒控制與壓力管理
上司出差日程管理與工作計劃
案例：如何管理上司的時間幫領(lǐng)導(dǎo)做計劃的技巧

小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理好你的時間，讓自己活出精彩？
案例：從種樹任務(wù)分析您解決問題的思路
做正確的事，不僅是把事做對

大家認(rèn)為是否能在3年時間內(nèi)，獲得15年的工作經(jīng)驗？其實是可能的，老師親身經(jīng)歷和大家分享時間管理的秘訣

二、會務(wù)組織與管理
成功組織會議的技巧
組織階段的工作：
會前準(zhǔn)備
會中協(xié)助
會后整理

會議座次安排的學(xué)問
練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會
案例：如何應(yīng)對會議中的“漏洞”？

三、信息、文檔管理與運用

1、信息收集
信息工作的六個基本要求和三個訣竅
收集信息工作的三個訣竅

2、文檔管理
文檔分類及儲存的工作規(guī)范
文檔查閱及分裝的工作規(guī)范
文檔銷毀及保密的工作規(guī)范
案例：李秘書的返工引起的深思

四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)
1、行政公文寫作的基本要求

2、行政公文寫作的方法
寫作原則
寫作特點

3、常用行政公文寫作規(guī)范及訓(xùn)練
通用公文：
通知
請示
批復(fù)
函
決定

事務(wù)公文：
工作計劃
工作總結(jié)
會議紀(jì)要
現(xiàn)場模擬：會議記錄及紀(jì)要訓(xùn)練
現(xiàn)場研討：領(lǐng)導(dǎo)公文文種混淆（關(guān)于……請示報告），您如何處理來？

第三部分  統(tǒng)籌管理篇  
一、    秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
游戲?qū)耄?/strong>通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。

1、成功溝通的秘訣
學(xué)會聆聽：不輕易打斷對方的話
怎樣反問：了解對方的需求
如何肯定：肯定對方微笑、點頭、是是是
表明立場：拒絕的藝術(shù)
提出解決方案：提出2-3個解決方案
案例：如果是你該怎么說？
為想當(dāng)然認(rèn)為他的想法就是我的想法所付出的代價

2、有效溝通過程及環(huán)節(jié)
信息發(fā)送、接收、反饋
有效發(fā)送的技巧
現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事

3、認(rèn)識你的溝通對象
與上級溝通的原則
與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧
跨部門的溝通技巧
與客戶溝通
游戲：究竟是誰的錯？

研討九型人格學(xué)問教您認(rèn)識自己和他人的工具
只有“懂領(lǐng)導(dǎo)”才能幫領(lǐng)導(dǎo)

二、行政管理人員辦公室事務(wù)管理
1、行政管理內(nèi)容：
后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
案例：如何應(yīng)對車輛管理的“漏洞”？
辦公室設(shè)備管理（電話、傳真、復(fù)印機、電腦）
員工安全和保密工作

三、事物性項目性工作的組織管理
事務(wù)工作有哪些
學(xué)會列事務(wù)清單
用項目計劃管理工作

現(xiàn)場演示行政事務(wù)工作：
1、搬家后員工提出不滿，如何解決？
2、如何合理安排分布辦公室？
3、如何為上司整理辦公室？

四、課程分享：我學(xué)到了什么？
互動答疑

講師介紹 敦平老師 
秘書協(xié)會首席顧問及最受學(xué)員喜愛的高級培訓(xùn)師
富士康“通用管理課程”“人力資源系列課程”特聘講師

經(jīng)歷與風(fēng)格
敦平老師是一位深圳民企的優(yōu)秀高層管理者，在企業(yè)受大環(huán)境影響，許多企業(yè)遇到危機，敦平老師臨危授命企業(yè)高管，在企業(yè)資金短缺，市場份額減少的情況下，用切合企業(yè)實際的管理方式和科學(xué)的管理方法，幫助了多家民企度過難關(guān)。由于敦平老師在企業(yè)任老總職務(wù)外，一直在企業(yè)扮演著老板的高級秘書角色，培養(yǎng)出一批批五星級秘書/助理團隊，有較強的企業(yè)操作實踐能力和較好的理論功底，課程案例真實、鮮活且有實用性，更加貼近企業(yè)實際，贏得學(xué)員們的認(rèn)可。
敦平老師有8年專職教師、2年咨詢顧問、10年企業(yè)管理經(jīng)驗，歷經(jīng)多個行業(yè)。根據(jù)多年的授課經(jīng)驗，通過對企業(yè)行政及管理人員的不斷培訓(xùn)、實踐、思考，尤其是與學(xué)員的互動，在探索中不斷完善和改進，逐步形成課堂上最吸引受訓(xùn)人員的是其典型案例分析、互動研討感悟、精辟總結(jié)升華、實務(wù)操作練習(xí)相結(jié)合的培訓(xùn)形式，使得有一定管理實踐經(jīng)驗的學(xué)員產(chǎn)生豁然開朗、耳目一新的感覺。培訓(xùn)風(fēng)格深入淺出、條理清晰、課堂氣氛輕松，實戰(zhàn)性強。

主打課程：《企業(yè)行政助理管理系列課程》、《職業(yè)化成就事業(yè)秘書的金鑰匙》、《客戶服務(wù)與客戶投訴處理技巧…》、《商務(wù)公文寫作》、《高級秘書，助理技能提升》、《服務(wù)禮儀》、《商務(wù)禮儀》等

部分培訓(xùn)過的企業(yè)：
電信業(yè)：中國移動深圳、保定、山西太原公司；河北電信；浙江移動通信……
地產(chǎn)業(yè)：貴陽家喻地產(chǎn)；汕頭宜華地產(chǎn)；揚州新景詳?shù)禺a(chǎn)；成都樂安居地產(chǎn)、樂安居物業(yè)；重慶華都地產(chǎn)；佛山萬科物業(yè)；勤誠達國際控股集團（房地產(chǎn)）；深圳泰富華地產(chǎn)；深圳特發(fā)物業(yè)；深圳國通物業(yè)；大連中鐵諾德物業(yè)……
制造業(yè)：富士康集團（深圳、北京、天津）；廣州順德美的集團；柳州五菱汽車；深圳偉創(chuàng)電器；方正微電子有限公司；臺資德愛電子；比克電池；深圳格瑞普電池；中諾電話；中宇元一數(shù)碼科技有限公司；深圳天基電氣；深圳國立智能電力科技有限公司；天基電氣；東莞貝蘭克機電有限公司；保利協(xié)鑫能源控股有限公司；騰邦物流；揚州儀征；亞普汽車備件廠；揚州科進造船廠；揚州寶宏鞋廠；華潤怡寶（深圳、北京）食品飲料公司；揚州永豐余造紙廠；江蘇中顯集團；約克中國商貿(mào)有限公司（美資）；廈門林德叉車（德資）；揚州聯(lián)博藥業(yè)；上海歐雅壁紙；上海商先創(chuàng)（德資）；上海微創(chuàng)醫(yī)療器械；柳州富達機械有限公司；柳州五菱；北京愛協(xié)林熱處理系統(tǒng)；北京福田汽車；北京華耐家居集團；深圳紫金支點信息技術(shù)股份有限公司；上海印刷協(xié)會；珠海納思達企業(yè)管理有限公司……
其它：北京萬方數(shù)據(jù)股份有限公司；中海油；中石化；浙江中控技術(shù)投資股份有限公司；蘇州樂園；深圳公安系統(tǒng)；深圳燃?xì)饧瘓F；深圳國通集團；南方電網(wǎng)；上海通用大興汽車集團；廣州匯豐鵬汽車4S店；南航；深圳騰邦集團、貴州家喻裝飾……