高效會議管理

第一講：為什么要開會？
一、解決問題
二、做出決策
三、推進工作
四、達成共識
五、建立信任
六、鼓舞士氣
 
第二講：會議中常見的問題及原因分析
一、長期以來我們都是怎么開會的？
案例：《“開會比較煩”的小王》
二、企業(yè)會議常見的問題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無果
三、原因如下：認識不到，重視不夠，準備不足，組織不好，技巧不佳，落實不力
 
第三講：會議的成本計算
討論：開場會要多少錢？
一、會議的時間成本
二、直接的會議成本
三、會議的效率損失成本
 
第四講：高效會議前的準備工作
一、是否需要開會？
1.不需要開的“五種會”
2. 必須要開的“五種會”
案例：生產車間著火了要開什么會？
二、準備工作的重要性
1.會議準備的5W1H
2.會議準備內容核對單
3.會場布置的準備
4.主持人的4個準備工作
 
第五講：成功會議中的五大策略
一、如何做開場白
情景模擬：主持人的開場白
二、如何分配發(fā)言時間
三、如何掌握議事進度
1.語言方式
2.非語言方式
四、如何達成會議決策
1.彼德·德魯克決策法
2.4種群體決策：權威、少數(shù)服從多數(shù)、共識、無異議
3.4種團隊決策法
案例分析：《工藝重組的討論會》
五、如何圓滿結束會議
 
第六講：如何成為優(yōu)秀的會議主持人
一、把控好會議的三個階段
1.開始階段——熱身
2.進行階段——熱炒
3.收尾階段——熱心
二、如何應對會議中發(fā)生的意外
三、如何對付與會群體中的“刺兒頭”
情景模擬：制作型企業(yè)會議(生產部、質檢部、項目部)
 
第七講：會議記錄與會后跟進
一、會議記錄者的功能勝任條件
1.記錄及維持議程所設計的順序
2.協(xié)助主持人總結與歸納
3.觀察預防
二、會議記錄者的勝任條件
1.反應快
2.寫字快
3.知識面廣
4.記憶力強
5.組織能力強
6.傾聽能力強
7.總結能力強
三、如何做會議記錄
1.會議的基本情況+會議內容
2.摘要記錄和詳細記錄的不同
3.會議紀要的重點：決議+負責人+完成期限
案例分析：《詳細式會議紀要》、《企業(yè)常用會議紀要》
練習：培訓會議紀要
四、對會議記錄的建議
1.會議記錄內容全面而準確
2.會議結束后整理會議內容
3.會議記錄應有組織的整理
4.與主席共同修正錯誤部分
5.將會議記錄發(fā)送給與會者
五、如何進行會后跟進
六、自我評定表
七、如何提高下次會議質量

中華企管培訓網(wǎng)特聘講師
職業(yè)素養(yǎng)提升專家 
行政管理訓練專家
福建省禮儀協(xié)會理事
廈門人才中心特約講師
中國女性形象工程特邀禮儀專家
廈門海峽導報《商務禮儀》專欄作者
15年知名跨國企業(yè)員工管理與培訓經驗
廈門大學外文系英語專業(yè)學士（能雙語授課）
曾任：柯達(中國) 行政主任、采購經理、內訓講師、總經理秘書
曾任：林德(中國) 總裁辦公室主任、資深講師 ，獲“最佳講師”稱號
長期擔任廈門人才中心、廈門大學、安踏集團、中外運集團多家院校及企業(yè)特聘講師
王曉瓏老師曾先后就職于柯達、林德等知名跨國公司，分別擔任總經辦主任、亞太區(qū)總裁助理及內訓講師等職務，精通大型會議、活動策劃及組織工作；掌握如何與政府、媒體及社會團體保持良好互動，熟悉行政管理制度和程序，熟悉保安、食堂、運輸?shù)刃姓聞铡?strong>王老師將15年資深的行政管理體驗與高端商務實踐相融合，獨自開發(fā)《資深行政文秘綜合能力提升訓練》、《客戶經理職業(yè)形象與商務禮儀訓練》等一系列課程，能單獨進行英語授課，專注于職業(yè)素養(yǎng)、商務禮儀、會議管理、辦公室管理等方面培訓，在外累計培訓場次達150多場，課程滿意度高達95%以上，累計培訓過4000余名企業(yè)員工。
 
實戰(zhàn)經驗：
2000年—2006年，柯達(廈門)有限公司歷任行政主任、采購經理、內訓講師、總經理秘書
王老師通過參觀訪問、采訪、公開演講、信息發(fā)布、贊助及捐贈等方式建立和保持公司與相關政府部門及社會團體的良好關系，執(zhí)行“一、二廠合并”，充分利用現(xiàn)有設備資產，避免投資浪費, 負責包裝材料的計劃和采購、尋找資產、零配件、設備和非生產性物料的供應商并進行談判和采購，執(zhí)行公司商品采購策略，與供應商研究降低成本的機會，同時擔任SAP采購模塊升級的小組領導, 組織測試和相關培訓。后調往總經辦，負責“新產品注冊”等項目中的外事工作，組織和協(xié)調如開幕典禮,周年慶典、員工大會等大型公司活動，并負責企業(yè)員工服務禮儀培訓并指導她們的職業(yè)素養(yǎng)能力培養(yǎng)與提升訓練，提供新員工入職、物流采購、企業(yè)文化、群策群力、商務禮儀等培訓。
 
2006年—2013年，林德(中國)叉車有限公司任總裁辦公室主任/資深講師。
制定和規(guī)范企業(yè)行政管理制度和流程，同時協(xié)調總裁與股東、德國總部、廈門總部各部門、林德中國各大區(qū)、林德香港、林德新加坡以及與公司外部的聯(lián)絡，使企業(yè)與政府、媒體及社會團體建立和保持良好的互動及合作關系。策劃和組織廈門外商協(xié)會會員活動，并擔任企業(yè)資深講師，為“企業(yè)文化復興和推進”、“群策群力”等活動提供培訓和督導，同時負責企業(yè)培訓計劃開展與實施，在職期間，為林德培訓過2000余名新老員工，受企業(yè)高層贊賞，并獲得“最佳講師”稱號。同時兼職外部培訓師，服務于廈門市人才中心及各培訓機構，為企業(yè)提供培訓、輔導和咨詢等服務。培訓內容有高級秘書助理技能訓練營、商務禮儀與職業(yè)形象、行政工作統(tǒng)籌管理、職業(yè)心態(tài)與職業(yè)素養(yǎng)、商務公文寫作、高效會議管理等，在外累計培訓場次達150多場，深受學員好評。

授課風格：
王老師授課注重互動、體驗、角色扮演、實例操作，讓學員在練中學，學中練，避免“學而不用，聽了就忘”。在海量案例中，揭示員工職業(yè)素養(yǎng)提升的誤區(qū)與禁忌，塑造企業(yè)專業(yè)形象。結合企業(yè)的現(xiàn)狀，對企業(yè)現(xiàn)有商務禮儀、接待及大型會議提出建設性、實操性反饋，推動商務禮儀日常化和標準化。
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