資深行政管理技能提升

第一講：行政統(tǒng)籌管理的定位
一、什么是行政？
二、行政的5大職能
三、行政管理工作的特點(diǎn) — 協(xié)與調(diào)的藝術(shù)
四、重新認(rèn)識(shí)行政管理工作內(nèi)容
五、基層、中層、高層行政管理工作的重點(diǎn)
 
第二講：行政統(tǒng)籌綜合管理
一、辦公室管理制度的建立與推行
1.大型企業(yè)和中小型企業(yè)辦公室管理制度的區(qū)別
2.如何制定具體的管理制度：5大要素
案例：《固定資產(chǎn)管理制度》
二、辦公室環(huán)境管理
1.辦公環(huán)境要素：綠化、空氣、光線、安全、設(shè)備、聲音、色調(diào)
2.5S管理
互動(dòng)：現(xiàn)場(chǎng)5S管理
3.辦公室布置原則：規(guī)范與美觀的平衡
案例：《這樣的辦公室，能做得更好些嗎？》
三、辦公文檔、辦公設(shè)施與日常用品的管理
1.不同文檔的具體管理方法：信件、文書、電子文檔、名片等
2.辦公設(shè)備和公共設(shè)施的日常管理
3.文具等辦公用品的采購(gòu)和預(yù)算
4.固定資產(chǎn)管理
四、后勤崗位員工管理
難有亮點(diǎn)卻容易有紕漏的工作節(jié)點(diǎn)：前臺(tái)、車輛、食堂、保安、清潔、醫(yī)務(wù)、雜志
五、公共關(guān)系管理
1.如何與媒體共舞：自媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體下的新變化
2.如何與政府溝通：八項(xiàng)規(guī)定和六項(xiàng)禁令后
3.面對(duì)突發(fā)公關(guān)事件的軟處理與硬處理
 
第三講：企業(yè)實(shí)用公文寫作
一、公文寫作概述
1.公文的類別和行文關(guān)系
2.公文寫作四大原則
3.公文寫作六大步驟
1）制定行動(dòng)目標(biāo)：主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)
2）決定正式程度：公文正式程度由什么來(lái)體現(xiàn)？
3）設(shè)定總體風(fēng)格：公文的游說(shuō)矩陣
4）選擇層次結(jié)構(gòu)：連貫式、并列式、分析問(wèn)題式等
5）列出大綱：提綱法和輻射法
6）撰寫初稿
4.公文寫作的規(guī)范：格式、時(shí)間、空間、職務(wù)、數(shù)字、層次及計(jì)量單位等
案例：《常見錯(cuò)誤解析》
二、企業(yè)常用公文的寫作
8類不同公文的性質(zhì)和作用
1）通知：《國(guó)務(wù)院通知》
2）請(qǐng)示與報(bào)告：相同與不同之處
3）批復(fù)：具體的答復(fù)意見
4）函：邀請(qǐng)函、感謝函、復(fù)函等
5）會(huì)議紀(jì)要：詳細(xì)與摘要式記錄
6）工作總結(jié)：《外商協(xié)會(huì)工作總結(jié)》的巧妙之處
7）工作計(jì)劃：目標(biāo)的重要性
8）演講稿：開頭、主體和結(jié)尾
 
第四講：有效的會(huì)議/活動(dòng)管理
一、導(dǎo)致會(huì)議低效的原因
1.企業(yè)會(huì)議常見的問(wèn)題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無(wú)果
2.原因如下：認(rèn)識(shí)不到，重視不夠，準(zhǔn)備不足，組織不好，技巧不佳，落實(shí)不力
二、高效會(huì)議前的準(zhǔn)備工作
1.是否需要開會(huì)？
案例：生產(chǎn)車間著火了要開什么會(huì)？
2.準(zhǔn)備工作的重要性
1）會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H
2）會(huì)議準(zhǔn)備內(nèi)容核對(duì)單
3）會(huì)場(chǎng)布置的準(zhǔn)備
4）主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作
三、成功會(huì)議中的五大策略
1.如何做開場(chǎng)白
情景模擬：主持人的開場(chǎng)白
2.如何分配發(fā)言時(shí)間
3.如何掌握議事進(jìn)度
4.如何達(dá)成會(huì)議決策
1）彼德·德魯克決策法
2）4種群體決策：權(quán)威、少數(shù)服從多數(shù)、共識(shí)、無(wú)異議
3）4種團(tuán)隊(duì)決策法
案例分析：《工藝重組的討論會(huì)》
5.如何圓滿結(jié)束會(huì)議
四、如何成為優(yōu)秀的會(huì)議主持人
1.把控好會(huì)議的三個(gè)階段
1）開始階段 – 熱身
2）進(jìn)行階段 – 熱炒
3）收尾階段 – 熱心
2.如何應(yīng)對(duì)會(huì)議中發(fā)生的意外
五、會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)
1.會(huì)議記錄者的功能和勝任條件
2.對(duì)會(huì)議記錄的建議和歸檔
3.如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)
4.自我評(píng)定
5.如何提高下次會(huì)議質(zhì)量
 
第五講：時(shí)間管理與行政管理
測(cè)試：你對(duì)時(shí)間的掌控程度
一、如何理解時(shí)間？
二、時(shí)間的四大特性
三、4代時(shí)間管理理論
四、時(shí)間管理的本質(zhì)是—自我管理！
五、時(shí)間殺手在哪里
案例：《任經(jīng)理為什么時(shí)間不夠用？》
六、時(shí)間管理的原則
1.帕累托原則（80.20法則）
2.優(yōu)先矩陣原則
3.優(yōu)先矩陣的陷阱與時(shí)間分配
七、行政管理中，對(duì)效益而言，效能、效率和勤懇哪個(gè)更重要？
1.關(guān)注效能，要事第一
2.關(guān)注效率，一次做對(duì)
3.關(guān)注勤懇，目標(biāo)牽引
八、時(shí)間管理的具體實(shí)施
1.設(shè)定事項(xiàng)清單（設(shè)定目標(biāo)）
2.排定優(yōu)先順序（來(lái)源于長(zhǎng)期目標(biāo)?。?br /> 3.時(shí)間安排（再次設(shè)定完成期限）
4.具體實(shí)施（提高效率）
5.效果檢視（每晚回顧）
練習(xí)：下周的行政工作安排
 
第六講：行政工作中的溝通技巧
一、DISC溝通風(fēng)格及其優(yōu)勢(shì)和局限
診斷測(cè)試：我是哪種溝通風(fēng)格？
1.DISC之D型：駕馭型/老虎型
2.DISC之I型：表達(dá)型/孔雀型
3.DISC之S型：親和型/考拉型
4.DISC之C型：分析型/貓頭鷹型
案例：《在期限內(nèi)發(fā)送重要文件》
二、分析及總結(jié)四種風(fēng)格溝通策略
小組討論：如何與不同風(fēng)格的人溝通
 
第七講：情緒與壓力管理
一、如何處理工作上的負(fù)面情緒
1.憤怒管理的秘訣
2.如何管理壓力
二、遇到挫折，如何自我激勵(lì)
1.如何建立樂觀思維
情景練習(xí)：樂觀三部曲
2.心情愉快的行政人員帶來(lái)高效團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)

中華企管培訓(xùn)網(wǎng)特聘講師
職業(yè)素養(yǎng)提升專家 
行政管理訓(xùn)練專家
福建省禮儀協(xié)會(huì)理事
廈門人才中心特約講師
中國(guó)女性形象工程特邀禮儀專家
廈門海峽導(dǎo)報(bào)《商務(wù)禮儀》專欄作者
15年知名跨國(guó)企業(yè)員工管理與培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)
廈門大學(xué)外文系英語(yǔ)專業(yè)學(xué)士（能雙語(yǔ)授課）
曾任：柯達(dá)(中國(guó)) 行政主任、采購(gòu)經(jīng)理、內(nèi)訓(xùn)講師、總經(jīng)理秘書
曾任：林德(中國(guó)) 總裁辦公室主任、資深講師 ，獲“最佳講師”稱號(hào)
長(zhǎng)期擔(dān)任廈門人才中心、廈門大學(xué)、安踏集團(tuán)、中外運(yùn)集團(tuán)多家院校及企業(yè)特聘講師
王曉瓏?yán)蠋熢群缶吐氂诳逻_(dá)、林德等知名跨國(guó)公司，分別擔(dān)任總經(jīng)辦主任、亞太區(qū)總裁助理及內(nèi)訓(xùn)講師等職務(wù)，精通大型會(huì)議、活動(dòng)策劃及組織工作；掌握如何與政府、媒體及社會(huì)團(tuán)體保持良好互動(dòng)，熟悉行政管理制度和程序，熟悉保安、食堂、運(yùn)輸?shù)刃姓聞?wù)。王老師將15年資深的行政管理體驗(yàn)與高端商務(wù)實(shí)踐相融合，獨(dú)自開發(fā)《資深行政文秘綜合能力提升訓(xùn)練》、《客戶經(jīng)理職業(yè)形象與商務(wù)禮儀訓(xùn)練》等一系列課程，能單獨(dú)進(jìn)行英語(yǔ)授課，專注于職業(yè)素養(yǎng)、商務(wù)禮儀、會(huì)議管理、辦公室管理等方面培訓(xùn)，在外累計(jì)培訓(xùn)場(chǎng)次達(dá)150多場(chǎng)，課程滿意度高達(dá)95%以上，累計(jì)培訓(xùn)過(guò)4000余名企業(yè)員工。
 
實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)：
2000年—2006年，柯達(dá)(廈門)有限公司歷任行政主任、采購(gòu)經(jīng)理、內(nèi)訓(xùn)講師、總經(jīng)理秘書
王老師通過(guò)參觀訪問(wèn)、采訪、公開演講、信息發(fā)布、贊助及捐贈(zèng)等方式建立和保持公司與相關(guān)政府部門及社會(huì)團(tuán)體的良好關(guān)系，執(zhí)行“一、二廠合并”，充分利用現(xiàn)有設(shè)備資產(chǎn)，避免投資浪費(fèi), 負(fù)責(zé)包裝材料的計(jì)劃和采購(gòu)、尋找資產(chǎn)、零配件、設(shè)備和非生產(chǎn)性物料的供應(yīng)商并進(jìn)行談判和采購(gòu)，執(zhí)行公司商品采購(gòu)策略，與供應(yīng)商研究降低成本的機(jī)會(huì)，同時(shí)擔(dān)任SAP采購(gòu)模塊升級(jí)的小組領(lǐng)導(dǎo), 組織測(cè)試和相關(guān)培訓(xùn)。后調(diào)往總經(jīng)辦，負(fù)責(zé)“新產(chǎn)品注冊(cè)”等項(xiàng)目中的外事工作，組織和協(xié)調(diào)如開幕典禮,周年慶典、員工大會(huì)等大型公司活動(dòng)，并負(fù)責(zé)企業(yè)員工服務(wù)禮儀培訓(xùn)并指導(dǎo)她們的職業(yè)素養(yǎng)能力培養(yǎng)與提升訓(xùn)練，提供新員工入職、物流采購(gòu)、企業(yè)文化、群策群力、商務(wù)禮儀等培訓(xùn)。
 
2006年—2013年，林德(中國(guó))叉車有限公司任總裁辦公室主任/資深講師。
制定和規(guī)范企業(yè)行政管理制度和流程，同時(shí)協(xié)調(diào)總裁與股東、德國(guó)總部、廈門總部各部門、林德中國(guó)各大區(qū)、林德香港、林德新加坡以及與公司外部的聯(lián)絡(luò)，使企業(yè)與政府、媒體及社會(huì)團(tuán)體建立和保持良好的互動(dòng)及合作關(guān)系。策劃和組織廈門外商協(xié)會(huì)會(huì)員活動(dòng)，并擔(dān)任企業(yè)資深講師，為“企業(yè)文化復(fù)興和推進(jìn)”、“群策群力”等活動(dòng)提供培訓(xùn)和督導(dǎo)，同時(shí)負(fù)責(zé)企業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃開展與實(shí)施，在職期間，為林德培訓(xùn)過(guò)2000余名新老員工，受企業(yè)高層贊賞，并獲得“最佳講師”稱號(hào)。同時(shí)兼職外部培訓(xùn)師，服務(wù)于廈門市人才中心及各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，為企業(yè)提供培訓(xùn)、輔導(dǎo)和咨詢等服務(wù)。培訓(xùn)內(nèi)容有高級(jí)秘書助理技能訓(xùn)練營(yíng)、商務(wù)禮儀與職業(yè)形象、行政工作統(tǒng)籌管理、職業(yè)心態(tài)與職業(yè)素養(yǎng)、商務(wù)公文寫作、高效會(huì)議管理等，在外累計(jì)培訓(xùn)場(chǎng)次達(dá)150多場(chǎng)，深受學(xué)員好評(píng)。

授課風(fēng)格：
王老師授課注重互動(dòng)、體驗(yàn)、角色扮演、實(shí)例操作，讓學(xué)員在練中學(xué)，學(xué)中練，避免“學(xué)而不用，聽了就忘”。在海量案例中，揭示員工職業(yè)素養(yǎng)提升的誤區(qū)與禁忌，塑造企業(yè)專業(yè)形象。結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)狀，對(duì)企業(yè)現(xiàn)有商務(wù)禮儀、接待及大型會(huì)議提出建設(shè)性、實(shí)操性反饋，推動(dòng)商務(wù)禮儀日常化和標(biāo)準(zhǔn)化。
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